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如何抓好信息化建設的需求管理
日期: 2009-07-04   來源: 施工企業管理   點擊數: 16299
    ● 從專業的角度看,信息化系統開發者將需求分析、需求確認的責任完全推給用戶是不合理的。這一點如同讀者可以向作家提供生活素材,但不能教作家如何提煉寫作素材一般。 
    ● 也有用戶完全放棄對需求的管理與參與,將需求分析、管理的責任完全推給專業公司,自己當“甩手掌柜”,將信息化項目視為類似某些“交鑰匙”的工程項目一樣。 
    信息化項目實施過程中,需求分析與需求管理是十分重要的一個環節,也是對專業性要求非常高的工作。在建筑施工企業中,有些用戶沒有意識到需求分析的專業性,誤認為可以憑借業務經驗自行完成需求分析;有些系統開發商輕視了建筑施工企業需求分析的復雜性與特殊性,草率照搬其他行業信息化的需求模式,最后造成系統運行效果與實際業務需求之間差距太大,不能滿足用戶的要求,甚至導致系統失敗。在建筑施工企業信息化建設中,不少項目失敗的主要原因就是業務需求分析不準確,加上在項目實施過程中對業務需求管理失控。如何在施工企業管理信息化實施過程中做好業務需求分析與管理,首先必須澄清在這個問題上的一些誤解,還要以正確的方法管理好業務需求,才有可能避免甲乙雙方在業務需求問題上發生矛盾,避免項目因需求沖突陷入困境。 
    需求分析中存在的主要問題 
    業務需求對信息系統建設起著目標導向的作用。在軟件項目實施過程中,無論采用哪種開發模式,一般包括如下過程:需求調研、需求分析、系統設計或系統選型、系統調試、系統上線。不論項目大小、不論開發模式差異,這些過程是不可或缺的環節,只是表現形式與程度不同。不同行業在管理信息化需求上彼此存在較大差異。由于行業特性的原因,建筑施工企業管理系統需求中包含較多不確定性,技術與非技術性的問題常常混雜在一塊,造成建筑施工企業管理信息系統的需求分析、需求管理比那些標準化基礎好的企業更加復雜、更加困難。在建筑施工企業管理信息化實踐中,存在以下一些需求分析及需求管理問題: 
    有些系統開發者將業務需求分析、業務需求確認的責任完全推給用戶,認為用戶是業務系統的使用者,最熟悉自己的業務系統,所以要求用戶自己提出并最后確認管理系統需求。從專業的角度看將管理系統需求分析、需求確認的責任完全推給用戶是不合理的。管理信息化的需求分析是信息系統設計過程中的一個十分專業性的環節,不能將這項任務推給不具備信息化專業技術的用戶去完成。用戶只能提出管理需求的一些原始素材,但無法提出真正管理系統的信息化需求。這一點如同讀者可以向作家提供生活素材,但不能教作家如何提煉寫作素材一般。用戶自然也不能承擔至少不能主要承擔需求分析與確認的責任。開發者不愿承擔用戶需求分析與確認的主要責任也許是因為缺乏行業背景知識所致,也許是因為缺乏溝通能力或其他緣故。不管怎樣開發者如果推卻業務需求分析的責任,必將給系統實施埋下巨大的隱患。 
    用戶在需求分析中堅持完全以用戶為中心,認為提出的需求越多越好,提出的需求難度越大越顯示自己有業務水準;有的用戶在業務需求中將計算機等同于人腦,不了解系統實施中技術上的實施風險與難度,按人腦對業務的處理模式、習慣提出管理信息化的要求。這也是需求分析與管理中的致命傷。如果用戶忽視管理系統的復雜性與計算機系統的專業性,任意提出管理需求,隨意改變管理需求,同樣也會給系統實施帶來巨大困擾,甚至導致系統無法實施。也有用戶完全放棄對需求的管理與參與,將需求分析、管理的責任完全推給專業公司,自己當甩手掌柜,將信息化項目視為類似某些“交鑰匙”的工程項目一樣。針對目前國內信息化市場實際環境,考慮到管理系統的差異性及系統實施中的時間、成本等約束性因素,這種看似超脫的做法將大大增加系統的實施代價與風險。 
    采用通用模式中的業務需求代替個性化的業務需求。通用模式來自對一些成功案例的總結,但是要注意通用模式產生的業務背景及其適用的業務范圍。世上沒有可以覆蓋一切業務需求的萬能通用模式。核心管理系統具有不可復制性。如果將電訊、金融等行業中應用效果很好的信息化管理系統直接引進到建筑施工企業,十有八九難以成功。原因就是業務需求不同。當然工具化的軟件可以采用通用模式,如文字處理,一般電子表格處理等,管理系統由于企業管理差異化的原因很難采用通用業務模式。 
    分析以往失敗的一些案例可以發現,建立系統時盡管所選用的信息系統在技術上、管理理念收那個是先進的、成熟的甚至是國際一流的,客戶的管理水平也是無可非議,但是系統上線之后卻不能實現預期的效果。從系統上線之日起,用戶就抱怨不斷直至系統終止。這些管理信息系統失敗的主要原因是選用的信息系統產品中的管理需求模式與用戶的實際管理需求模式不一致。如果強迫用戶改變實際管理需求模式去適應系統無異是讓用戶削足適履。 
    需求分析中的困難 
    任何管理信息系統的需求分析都不是一件輕而易舉的事,需要透過紛繁復雜的表象挖掘事物的深層本質規律,面向應用領域的需求分析涉及到計算機及應用領域專業背景兩個方面的知識,需要比較高層次的復合型專業人才。建筑施工企業管理信息化需求由于業務的一些行業特性變得更加復雜。 
    建筑施工企業的主營業務具有離散性、單件性、松耦合、流動性、非標準、突發性的特點,工程項目點多面廣,大部分工程都在遠離本部的異地進行生產活動,具有復雜的物流、信息流。建筑施工行業沒有固定的、嚴格按確定流程控制的生產線。生產對象(工程項目)是按業主個性化要求專門設計定制,工程地點是變動的。在動態且伴隨大量隨機事件的業務過程中,管理業務會經常受到大量不確定性因素的影響。管理人員在決策過程中不僅僅依靠專業邏輯進行分析,同時也考慮業務過程中的非技術因素,如文化、傳統、習慣、經驗甚至人際關系藝術。受這種行業特殊性的深層影響,建筑施工企業的管理信息化建設不能簡單照搬其他行業的信息化需求模式。且不提建筑施工企業的核心業務項目管理系統,那些看上去比較通用的管理系統如財務管理、人力資源管理、辦公自動化等在建筑施工企業里也呈現出典型的不同于其他行業的業務特點。例如人力資源管理系統,在其他行業中人事與薪資二個子系統具有緊耦合的業務特點,但在建筑施工企業這二個子系統卻是松耦合。如果信息系統設計時不注意這些業務特點,必然會在系統上線后,出現許多業務事務無法處理的問題。將其他行業已應用得比較成熟的這類業務系統應用到建筑施工行業十有八九達不到在其他行業里已有的效果。僅從一般性分析這些業務系統并不容易發現行業性的差異,還可能誤認為只須建筑施工企業管理變得規范化,這類系統可以在建筑施工企業通用。建筑施工企業業務特殊性對信息化的需求分析提出了很高的要求。概括建筑施工企業管理需求分析主要困難有以下幾點: 
    ● 工程項目類型、施工環境經常變化,造成業務需求不穩定,經常發生改變。 
    ● 工程項目基本按需定制,一次性完成,缺乏可復制性,難以抽象出共性的業務需求。 
    ● 工程項目施工過程中伴隨大量隨機事件,管理業務經常受到大量不確定性因素的影響,造成業務處理過程過于復雜,在需求分析中很難把握。 
    ● 行業標準化程度低,經驗色彩濃,管理中包含大量非技術性因素,如文化、傳統習慣等,難以轉化為信息化需求。 
    做好需求分析與管理的建議 
    面對建筑施工企業業務需求的復雜性與艱巨性,在管理信息化建設中,必須保持清醒的認識,高度重視業務需求分析工作,堅持從實際情況出發,堅持按客觀規律辦事,避免盲目照搬其他企業的業務應用模式。認真分析本行業的業務特點及計算機的特點,挖掘合理的需求,這樣才能避免失敗發生。無論用戶還是開發者,在建筑施工企業管理信息化需求分析與管理中應注意以下幾點: 
    加強行業研究,真正把握行業的業務特性與信息化需求的本質,除了掌握業務的共性之外,要特別認真對待業務的專業特性。這一點無論對專業公司或是企業用戶都非常重要。 
    加強對信息技術的了解,在業務需求分析中,要注意計算機技術的局限性,不要把信息化的范圍無限擴大。管理系統遠比計算機復雜,有很多業務要求難以轉化為可實現的信息化需求,不能用計算機去處理,該由人來做的事情還是交給人去完成。不要為了信息化而信息化,不要為了大而全增加無用的需求,從需求分析中把好控制風險第一關,濾掉對計算機來講不合理的需求,將信息化做到實處。用戶在這方面應該加強對信息化技術的學習與理解,避免在管理信息化實施中提出不切實際的需求,也避免被不切實際的信息技術產品所迷惑,提高防范信息化實施風險的能力。 
    以實用的原則提出需求。需求不是越多越好,更不是難度越大越有價值。合理的需求是保證系統成功的前提。 
    以務實的態度管理需求。管理中不確定因素較多,管理信息化系統是一個動態的系統,管理需求很難保證一成不變,預先確定的需求也不能肯定合理。在項目實施過程中,甲乙雙方都應該以務實的態度面對需求的調整、變更,這樣才可能實現雙贏的結果。在項目實施中要根據實際需求變化,實時調整方案,事先要做好調整準備措施。當然需求變更也不能太隨意,有時還要權衡需求變更的代價及必要性。 
    建立企業復合型人才隊伍。需求分析與管理需要復合型人才。基于目前計算機市場特點和管理系統特有的復雜性,在信息化建設過程中,需求完全外包或完全自行分析的風險與成本較大,可考慮培養企業自己的復合型人才隊伍,內外結合進行管理信息系統需求分析與管理,防范信息化需求風險,保證企業信息化建設長期穩定發展。 
    充分發揮信息中心在需求分析、管理中的橋梁作用。專業公司計算機專業人員與直接用戶之間存在專業上的鴻溝,在業務交流上非常困難,需要在這條鴻溝之間架一座溝通的橋梁。企業的信息部門應該起到這座橋梁的作用。因為信息部門熟悉企業的業務特點和文化特色,對企業的業務比較熟悉,對業務需求的把握比較準確;信息部門比一般業務部門對信息技術有更深的認識,比專業公司計算機技術人員對企業業務更熟悉,在信息技術方面接觸的范圍也比較廣,對需求的實現難易程度給出比較合理的評估,能在業務和技術兩者之間權衡一個平衡點;信息部門在項目實施中,更適合扮演協調業務部門和實施方之間關系的調停角色。在業務需求管理上能站在一個比較中立的立場上給出客觀的判斷;一般業務部門容易將業務信息視為部門所有,在業務需求分析中習慣僅從單個業務角度看問題。信息部門看待信息資源的視角更寬廣,不會對業務信息產生私有化的欲望。信息部門更適合站在全局的角度統籌信息資源,消除信息孤島,在需求分析中避免僅從單一業務需求考慮問題的局限;專業公司在面對用戶業務需求問題上,受時間、資源、復雜的專業背景知識所限,在較短時間限制下將用戶需求完全把握難度極大,與信息部門合作會減少走彎路的風險,節省業務需求分析的代價。 
    需要注意的是,在信息系統實施中業務部門會產生自己的業務領地被信息部門入侵的感覺,信息部門要把握好分寸,注意信息部門的職責是提供信息化手段及平臺,協調好外部專業公司與業務部門的關系,同時注意在有關業務部門的具體業務上不要越俎代庖,這樣才能得到業務部門的合作與配合。在對外合作中,涉及到深層專業技術問題,要學會尊重專業公司技術專家的意見,不可犯夜郎自大的錯誤。 
    “不識廬山真面目,只緣身在此山中”。我們面對每天都在做的工作,可能熟視無睹,未必就能看清它的本質。將我們的工作轉換到計算機網絡環境中去運作,必然會遇到很多不熟悉的問題。人不能生而知之,而是學而知之。在面對管理信息化需求問題上,切不可妄自尊大,自以為是。謙虛謹慎,認真細致,尋求專家的幫助,多了解別的企業用戶成功和失敗的經驗,才能幫助我們避開信息化建設中虛假需求的陷阱。 


    (來源:《施工企業管理》  作者:鄧和平)
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